Hoe zien top managers de toekomst van
management systemen?

De laatste twintig jaar zijn management systemen ontwikkeld tot gereedschappen waarmee managers gedrag beïnvloeden: niet alleen binnen hun organisatie maar ook over de leveringsketen heen en soms zelf tot daarbuiten. Daniel Frickel, Marketing Manager van LRQA België onthult nieuwe research gegevens die aantonen wat topmanagers vinden van de steeds verder ontwikkelende systemen.

Gezien de snelle verspreiding en verbreding van management systemen is dit een goed moment om na te gaan hoe goed ze werken en hoe de toekomst er uit ziet. Nieuw internationaal onderzoek van Lloyd's Register Quality Assurance (LRQA) heeft management systemen kritisch getoetst. Niet alleen als operationele beheersing mechanisme of als ondersteuning om aan regelgeving te voldoen, maar ook als strategisch management gereedschap. Verder daagt het onderzoeksresultaat management systeem professionals uit een meer strategische rol te spelen in hun organisaties door eerder organisatie verandering en change management te ondersteunen dan enkel "compliance" te bewerkstelligen t.o.v. een norm.

Motivatie tot verbeteren
Eerste onderzoeksdoelstelling was vast te stellen wat organisaties verwachten te bereiken met hun investeringen in management systemen. De grootste motivator, genoemd door 82% van de onderzochte senior managers is de behoefte om de klanttevredenheid te verbeteren. Ook reputatieversterking scoort hoog, verklaarbaar uit de toenemende afhankelijkheid van de goodwill van belanghebbenden.
Duidelijk is dat senior managers de systemen zien als een kern gereedschap in hun verbeteringsarsenaal. Maar ook duidelijk is dat managers de management systemen nog niet zien als een aandrijver voor groei. Slechts 48% van de respondenten ziet systemen als een middel om toegang tot nieuwe markten te verkrijgen, en 33% ziet in systemen een bijdrage om de time to market te verkorten voor hun nieuwe producten.
Logische consequentie is dan ook dat een beperkte meerderheid van 60% aangeeft te investeren in management systemen met de bedoeling waarde te creëren voor hun aandeelhouders en eigenaren, 40 % herkent die waarde dus niet.







Sociale rol van systemen
Het is duidelijk dat de impact van management systemen verder gaat dan de interne agenda van de organisatie. Onderzocht is of de managers van de systemen vertrouwen hebben in die externe dimensie van hun systeem effectiviteit.
Goed nieuws is dat kwaliteit-, milieu- en veiligheidszorgsystemen als effectief worden gezien. De respondenten zijn echter veel minder ervan overtuigd dat bestaande governance systemen bijdragen aan een goed en transparant ondernemingsbestuur van de organisaties. Slechts de helft is er van overtuigd dat bestaande governance systemen de belangen van de aandeelhouders en eigenaren al goed verdedigen. Juist op dat gebied kunnen management systemen in de toekomst een goede bijdrage leveren maar dit gebied lijkt nog niet ontgonnen.
Door zichzelf goed te nestelen in de structuur van hun organisatie en door zeker te stellen dat normen en waarden consequent toegepast worden kunnen management systeem professionals een sterk effect sorteren op aandeelhouders waarde en transparantie. De schrijvers van het onderzoeksverslag argumenteren dat een dergelijke meer dynamische stijl van governance beheersing vergeleken met de meer traditionele statische compliance aanpak een gebied is dat management systeem professionals zouden moeten verkennen.

Kwaliteit van verslaggeving
Het onderzoek lijkt aan te tonen dat non-financiële verslaggeving nog niet tot robuuste, bruikbare en relevante informatie leidt die gewaardeerd wordt door aandeelhouders. Slechts één op de drie organisaties geeft aan te geloven dat zij hun verslaggeving focust op de belangrijkste business risico's. Tot het moment waarop organisaties een krachtig en transparant proces toepassen om hun prioriteiten te bepalen hebben aandeelhouders reden om de verslaggeving van organisaties sceptische te bezien. Op dit moment geeft een derde van de organisaties aan nog geen toepasselijk systeem te hanteren. Dat illustreert dan ook waarom dit type verslaggeving nog steeds behandeld wordt als een stuk public relations in plaats van duidelijk engagement en bijdrage aan oprechte transparantie. Ook weer een derde van de organisaties geeft toe niet in verhouding te rapporteren over goed én slecht nieuws. Daarbij wordt ook aangeven dat men onzeker is over hoe breed en hoe diep te rapporteren.

Management systemen in ontwikkelende markten
Het onderzoek legt de wijd verspreide aanname bloot dat ethische- milieu-en kwaliteitsstandaarden lager zijn in ontwikkelende markten. De helft van de respondenten is het er zelfs mee eens dat milieu standaarden lager zijn in deze gebieden. Deze sceptische houding heeft zeker effecten. Dit is vooral terug te zien in de eisen voor certificering. Wel 65% van de organisaties zoekt bewijs van sterke systemen, meestal via certificering , bij de partijen met wie men wil samenwerken in emerging markets.
Toch wordt daarbij ook aangetekend dat het vertrouwen in gecertificeerde organisaties ook gezien moet worden in het licht vande bezorgdheid van de respondenten over het niveau van de kwaliteit van de certificatie activiteiten in dergelijke landen. Meer dan 40 % twijfelt aan de kwaliteit van de audits in dergelijke landen vergeleken met meer ontwikkelde gebieden.







Business prestaties verbeteren
Het is alom bekend dat de werkelijke resultaten en impact van management systemen erg moeilijk te meten zijn. Eén van de onderzoeksdoelstelling was het om vast te stellen in hoeverre systeem metingen gerelateerd worden aan de grote lijnen van ontwikkeling in de organisatie. Een substantiële meerderheid van de managers die meewerkten aan dit onderzoek gaven aan prestatie verbeteringen meetbaar te willen maken. Vooral managers die prestatiemetingen gebruiken om inzicht te krijgen in de onderliggende veranderingen in hun risico profiel of concurrentie positie zijn sterk toegewijd aan prestatiemeting en evaluatie.
Iets meer dan de helft stelt dat zij de impact van het systeem op hun zakelijk succes kunnen meten, maar de duidelijke behoefte blijft aan betere, strategie ondersteunende metingen. Daarbij gaf ook nog eens twee derde van de respondenten aan dat ze de impact van systemen op risico's van de organisatie inzichtelijk zouden willen maken. 70% gaf bovendien aan hun prestaties te willen vergelijken met andere organisaties.

Het is duidelijk dat de metingen aan relevantie winnen voor de leiders van de organisatie naarmate zij strategischer van aard worden.
Als slechts 20% aangeeft dat ze de impact op zakelijk succes kunnen meten, 25% aangeeft dat ze zicht hebben op de impact van systemen op de bedrijfsrisico's en 37 % aan geeft hun systeem performance te willen benchmarken dan moge duidelijk zijn dat versterking van deze metingen een enorme katalysator kan zijn voor verbetering.

Systeem integratie
Het wordt steeds lastiger om zakelijke risico's los van elkaar te managen. Veiligheid van medewerkers kan bijvoorbeeld een duidelijke link hebben met slechte milieu prestaties of met hooggespannen klantverwachtingen, milieu en ethische impact kan versterkt worden door sterke governance structuren.
Het onderzoek heeft aangetoond dat 76% van de respondenten overtuigd is dat geïntegreerde management systemen hen zou helpen de risico's beter te managen waarbij tweederde van de managers ook aangaf bezig te zijn met het invoeren van geïntegreerde management systemen.
Dit committment aan integreren illustreert de problemen met het tackelen van individuele risico gebieden los van elkaar. Hoewel deze tendens tot integratie een bevestiging is dat een aanpak via afzonderlijke processen gericht op afzonderlijke risico's niet werkt, is ook duidelijk dat er nog heel wat werk nodig is alvorens de geïntegreerde systemen succesvol ingevoerd zullen zijn.

Waarde van audits en assessments
De onderzoekers hebben twee vragen gesteld over audits om vast te stellen of ze helpen de actuele prestaties inzichtelijk te maken én de plannen voor de toekomst ondersteunen. Goed is vast te stellen dat 73% de audits (intern en extern) gebruikt als een toekomst gerichte activiteit; om prioriteiten te stellen aan verbeter initiatieven, 68% gebruikt het om de effecten van eerder genomen verbeteringen te verifiëren. Dit impliceert een redelijke balans tussen terugblikken en de toekomst.

Mensen en systemen
Wat motiveert mensen om goed te acteren binnen en bij te dragen aan de management systemen? Respondenten gaven eenduidig aan dat overtuiging moet beginnen bij het leiderschap. 85% gaf aan dat als het top management de waarde van de systemen benadrukt, dat dan de medewerkers en ook de partners waarmee wordt samengewerkt gemotiveerder zullen werken. Ook andere motivatoren worden genoemd, bijvoorbeeld een sterke merknaam met een goede reputatie motiveert medewerkers op een goed manier te werken. Dit is waarschijnlijk het gevolg van twee factoren: als je een sterke merknaam vertegenwoordigt dan versterkt dit het gevoel van trots in prestaties maar daarnaast erkent men ook dat de verwachtingen bij een sterke merknaam ook erg hoog zijn en dat daarmee de risico's en gevolgen van een mindere prestatie toenemen.
Het onderzoek toont aan dat respondenten van mening zijn dat meer pragmatische methodes zoals directe beloning en straffen minder effectief zijn vergeleken met goed voorbeeldgedrag en overtuigingskracht van leiderschap. Toch denkt twee derde dat belonen en corrigeren helpt om systeem compliance te bevorderen. Al met al lijken zowel "corrigeren en belonen"als ook onconventioneler aspecten zoals sterke merknaam en kwaliteit van leiderschap sterk te kunnen bijdragen aan de systeem effectiviteit.
Systemen kunnen niet functioneren zonder mensen en hoe meer organisaties investeren in de motivatie, gedrag en houding hoe effectiever de systemen zullen worden.

Toekomstige aandachtspunten voor systeem professionals
Op basis van de research resultaten heeft LRQA tien belangrijke aandachtspunten voor de toekomst van systeem professionals vastgesteld. Deze aandachtpunten reflecteren de inzichten uit de interviews met bestuurders en top managers vanuit de hele wereld.

Breder focus
Management systemen zullen zich moeten door-ontwikkelen en breder aandacht besteden aan de belangen van meerdere belanghebbenden. Niet alleen het belang van de afnemers van producten maar ook die van alle andere belanghebbenden (met name die met een financieel belang in de organisatie) moet worden meegenomen in het ontwerp van de systemen.
Volgens de research resultaten stelt nog 80 % van de managers dat klanttevredenheid en productkwaliteit het primaire speelvlak is voor management systemen.

Strategie gereflecteerd in het handelen
Organisaties zouden hun management systeem gegevens moeten gebruiken om good governance operationeel te maken, om zeker te stellen dat in het dagelijkse handelen de strategie van de onderneming zichtbaar wordt en dat de waarden en normen in de uitvoering zijn geborgd.
Op dit moment gelooft meer dan 80% van de senior managers dat systemen milieu en ethische performance verbeteren maar slechts 25 % ziet een impact op transparantie van bestuur, good governance en bescherming van de belangen van aandeelhouders en eigenaren.

Processen beter invoeren
De onderbouwing van (non)financiële verslaggeving aan belanghebbenden moet worden verbeterd door invoering van processen. Dit helpt te rapporteren op echte risico's, en echte resultaten direct gevoed vanuit gegevens uit de management systemen.
Hoewel op dit moment 80 % van de managers aangeef dat hun non financiële verslaggeving accuraat is, stelt slechts 33 procent van de managers dat de verslaggeving ook daadwerkelijk de key risico's goed weergeeft.

Inzichten delen
Er blijkt nog een gebrek aan bekendheid over nut, noodzaak en rendement van management systemen. Goed zou zijn als senior managers actief hun inzichten over de waarde van management systemen zouden delen met hun zakenpartners.
Hoewel 66 % van de managers in de wereld hun eigen management systeem als een belangrijk bezit beschouwen zien we ook dat maar liefst 60% geen eisen stelt aan partners of leveranciers om een management systeem in te voeren.

Management systemen als basis voor vertrouwen
Het vetrouwen in management systemen als basis voor internationale samenwerking zal nog moeten verbeteren, juist nu internationale supply-chains en partnerships, fusies en acquisities zo sterk toenemen.
Op dit moment wantrouwt 41 % de kwaliteit van de lokale certificatie activiteiten in emerging markets, toch vertrouwd 65% op die certificering bij het aangaan van partnerships of zoeken van leveranciers.

Evalueer de prestaties van systemen
Management systemen zullen meer en meer geëvalueerd worden op hun bijdrage in het verminderen van risico's en aan zakelijke prestaties van de organisatie.
Terwijl 88% van de top managers aan geven systemen te willen gebruiken om zakelijke risico's te beheersen en voorspelbaarheid te verbeteren geeft slechts 55 % aan dat ze de impact meetbaar kunnen maken.

Integratie nastreven
Het onderzoek bevestigd dat systemen steeds meer worden gebuikt om een breed spectrum aan strategische belangen te managen, en dat systeem integratie helpt processen te verbeteren.
Op dit moment werkt 66% van de top managers actief aan integratie van hun management systemen.

Waarde toevoegen aan audits
Management systeem audits moeten constructief en ondersteunend worden. Ze moeten helpen om toekomst gericht verbetermogelijkheden te identificeren die helpen strategie te realiseren en ook in retrospectief vaststellen of initiatieven goed ingevoerd en ingebed zijn.
In het onderzoek bleek dat 73% van de top managers verwacht dat audits focussen op zakelijk relevante onderwerpen en de effectiviteit van acties evalueren.

Managers aan de bal
Het onderzoek benadrukt de cruciale rol van CEO's voor het succes van management systemen. Om duurzaam zakelijk te presteren is hun persoonlijk commitment en financiële support een randvoorwaarde.
Liefst 89% van de managers is er van overtuigd dat hun persoonlijke inzet en leiderschap enorm helpt om medewerkers goed te laten functioneren binnen het systeem.

Imago Management Systeem Professionals
De mensen die verantwoordelijk zijn voor de opzet, uitbouw en instandhouding van management systemen zullen de strategische planning mee helpen uitvoeren. Zij kunnen bijdragen door voorspelbaarheid te vergoten en risico's te verminderen door afzonderlijke systemen of regelingen op elkaar af te stemmen of te integreren en de systemen te linken aan HR en financiële systemen en door de methodes voor evaluatie en verslaggeving te verbeteren.
Slechts 52% van de senior managers is er nu van overtuigd dat systeem professionals hoog gewaardeerd worden in hun organisatie.





<< Terug